المواد والمشتريات
مهام القسم : تجهيز ورفد هيئات واقسام الشركة كافة (بالمعدات والاجهزة والرخص والبرامجيات الحديثة والمستلزمات الاستهلاكية وكذلك توفير احتياجات الاقسام الفنية بالاجهزة والتحديثات والبرامجيات لديمومة سير العمل وتطويره للوصول الى درجة عالية من سرعة ودقة في الانتاج وذلك من خلال اعداد طلبيات وتنفيذ عقود خارجية ومحلية استناداً للتعليمات والضوابط الاصولية تجنباً لمساءلة الجهات الرقابية العليا وتسجيل ملاحظات او اخطاء ازاء شركتنا ويتكون القسم من :
1 – وحدة الادارة
استلام وتسليم الكتب والمذكرات الرسمية اضافة الى الاعمال الادارية ، تهيئة الاوليات ، ارشفة البريد الصادر والوارد ، ترجمة العقود عند الحاجة ، توزيع البريد على تشكيلات الشركة وشعب القسم .
- شعبة المشتريات الخارجية
ا – وحدة المناقصات : تنفيذ المناقصات التي يتجاوز كلفتها الــ ( 100 ) مليون دينار عراقي او ما يعادلها بالدولار الامريكي بموجب التعليمات والضوابط النافذة .
ب – وحدة العقود والمراسلات التجارية : تنفيذ العقود ضمن المناقصات المحالة مع متابعة العقود السابقة لحين اتمام كافة المتعلقات الخاصة بها .
3 - شعبة المشتريات المحلية
توفير وتجهيز اقسام وهيئات الشركة بكافة احتياجاتها بالطلبيات والعقود المحلية التي مبلغها دون الــ ( 100 ) مليون وكذلك تجهيز القرطاسية لمفاصل الشركة كافة .
ا – العقود المحلية : تكون هذة الوحدة مسؤولة عن صياغة وتنفيذ العقود المحلية التي تكون مبالغها فوق الــ( 50,000,000 ) خمسون مليون وتكون هذة العقود على الموازنة التشغيلية وخاضعة الى التعليمات والضوابط النافذة.
ب – وحدة الطلبيات والتسوية : تكون هذة الوحدة مسؤولة عن اجراءات تنفيذ الطلبيات التي تكون مبالغها دون الــ ( 50,000,000 ) خمسون مليون حيث تبدأ من معاينة الطلبية واكمال جميع النواقص ويكون الشراء حسب التعليمات والضوابط والصلاحيات النافذة .
4 - شعبة الاخراج الكمركي
هي احدى شعب قسم المواد والمشتريات والتي تعنى بأجراءات اخراج الشحنات للعقود الخارجية من المنافذ الحدودية المختلفة.
ا – وحدة التخليص الكمركي : حيث يتضمن عملها استلام مستندات الشحن من القسم المالية والتي تشمل ( القائمة التجارية وشهادة المنشأ وقائمة التغليف وقوائم الشحن البحري و HSE والخ .... ) ومن ثم اصدار تخويل من شركتنا الى المنفذ الحدودي وتخليص المواد من ذمة الكمارك بعد اكمال كافة الاجراءات الادارية والاصولية .
ب – وحدة الترجمة وتسهيل المهمة : ويتضمن عمل الوحدة ترجمة واعداد القوائم التجارية من اللغة الانكليزية الى اللغة العربية مع شرح التفاصيل ( الكمية , والسعر ,,, الخ ) وابضأ اعداد وارسال كتب تسهيل المهمة للجهات ذات العلاقة ( الهيئة العامة للضرائب , الهيئة العامة للكمارك ) وفق صيغة معنية وحسب نوع العقد المبرم .
5 - شعبة السيطرة المخزنية
متابعة ارصدة المخازن المركزية كل حسب تخصصه من المواد المخزنية وتعزيز المواد قبل الوصول للوضع الحرج ويتم تنظيم استمارة طلب مواد اصولية لغرض التعزيز المخزني وتنفيذ احتياجات اقسام الشركة من المواد بعد استحصال الموافقات الاصولية ويتم ادخال المواد في البرنامج المخزني بعد تسعيرها من قبل القسم المالي .
تصنيف المواد حسب نوعها في قوائم الاستلام وترميزها ومتابعة التحديثات التي تطرأ على المعدات والاجزاء الفنية واستلام وتسليم مواد قرطاسية لاقسام الشركة كافة .
6 - شعبة المخازن المركزية
استلام وجرد جميع مواد الطلبيات والعقود وكذلك ترحيل اليات الشركة والمواد المشطوبة وخزنها والمحافظة عليها وتسليمها الى الجهات الطالبة وحسب الحاجة .
7 - شعبة المتابعة والمنصة الالكترونية
تتكون شعبة المتابعة والمنصة الالكترونية من ثلاث وحدات :
ا- وحدة متابعة العقود الاستيرادية والطلبيات المحلية : ومهام هذه الوحدة هي اجابة استفسارات هيئة النزاهة الاتحادية والقسم القانوني بخصوص عقود المشتريات الخارجية والمحلية واجابة استفسارات ديوان الرقابة المالية الاتحادي على كافة عقود المشتريات الخارجية والمحلية وارشفة العقود القديمة بالكامل والجديدة واعداد DATA بخصوص ذلك وارسالها الى قسم بنك المعلومات وتحديثها بشكل دوري.
ب - وحدة متابعة اجراءات الضريبة والضمان الاجتماعي : ومهام هذه الوحدة هي إعداد إستمارة التحاسب الضريببي للعقود الخارجية ( الشركات الاجنبية ) ومتابعة إستلام كتب براءة الذمة للعقود من الهيئة العامة للضرائب ومتابعة اجراءات الضمان الاجتماعي لكافة العقود المبرمة وموقف الشركات من الضمان الاجتماعي واستلام كتب براءة الذمة للعقود من وزارة العمل والشئؤون الاجتماعية وتحديث موقف الحجوزات عن ( الاشخاص، المصارف، الشركات) وارسالها لكافة الجهات المعنية في الشركة وإعداد التقارير الخاصة بالقسم ( اليومية -الشهرية – النصف شهرية – والفصلية – السنوية ) للمناقصات والطلبيات المدرجة ( الموازنة الاستثمارية والتشغيلية ) وارسالها الى هيأة التخطيط و تحديد نسب الانجاز المادي للعقود المبرمة ابتداءاً من توقيع العقد ولغاية اعفاء المجهز بكافة التزاماته التعاقدية .
ج - وحدة المنصة الالكترونية والترجمة : ومن مهام هذه الوحدة نشر صيغة اعلان المناقصة وتحميل وبيع وثائقها الكترونياً و(تمديد ، الغاء ، اعادة اعلان ، احالة ) المناقصة عبر المنصة الالكترونية وارشفة عقد المناقصة المعلنة عبر المنصة وارشفة جميع العقود (قيد الانجاز) وملاحقها ومتابعة تسديد اجور الارشفة الالكترونية للعقود واعلام القسم المالي ونشر كافة طلبات الشراء والمشتريات المحلية وتحميل العروض المستدرجة واختيار الشركات لاغراض الدعوات المباشرة وتزويد لجان بيع المناقصات بالشركات التي تقتني وثائق المناقصة عبر المنصة الالكترونية وترجمة الوثائق الخاصة بالعقود واعداد كافة المراسلات للشركات الاجنبية .